E-Mail-Bestellungen ins ERP übertragen: wo Automatisierung hilft, wo Freigaben nötig sind

Problem und betroffene Systeme

Viele Hersteller und Händler technischer Teile haben einen Onlineshop oder eine feste Anbindung an große Kunden. Trotzdem kommt ein spürbarer Teil der Bestellungen weiterhin per E-Mail: als kurzer Mailtext oder als PDF aus dem Einkaufssystem des Kunden. Je nach Betrieb kommen auch Faxe hinzu, die über eine Fax-zu-E-Mail-Weiterleitung als PDF im Postfach landen. Jeder Kunde schickt sein eigenes Format.

Im Innendienst läuft dann jedes Mal derselbe Ablauf. Jemand öffnet die Mail, sucht den Kunden in der Warenwirtschaft, übersetzt die Bezeichnungen des Kunden in Ihre Artikelnummern, prüft Preise und Mengen und legt den Auftrag Position für Position an. Beteiligt sind dabei mehrere Systeme:

• das Postfach, in dem die Bestellungen ankommen, zum Beispiel bestellung@ oder info@
• Kunden- und Artikelstamm in Ihrer Warenwirtschaft
• Preislisten und kundenspezifische Konditionen
• je nach Betrieb Lagerbestand und Lieferzeiten

„Ins ERP übertragen“ klingt nach einem Schritt. Tatsächlich sind es mehrere: erkennen, lesen, zuordnen, prüfen und anlegen. Diese Schritte eignen sich unterschiedlich gut für Automatisierung, und genau daran entscheidet sich, wo eine Freigabe sinnvoll ist.

Ein konkreter Ablauf

Ein typischer Ablauf für die Erfassung von E-Mail-Bestellungen sieht so aus:

MailtextPDF-AnhangFax als PDF

Bestellung erkennen

Positionen auslesen

Kunde und Artikel zuordnen

Preis, Menge, Termin prüfen

Auftragsentwurf zur FreigabeMarkierter Fall fürs Team

Bestellung erkennen. Nicht jede Mail im Bestellpostfach ist eine Bestellung. Anfragen, Rechnungen, Lieferavis und Rückfragen werden aussortiert und an die zuständige Stelle weitergegeben.

Positionen auslesen. Aus Mailtext oder PDF werden Kunde, Bestellnummer, Artikel, Mengen, Preise, Liefertermin und Lieferadresse gelesen. Wie, hängt vom Dokument ab: Aus einem PDF mit Textebene lassen sich die Angaben oft direkt auslesen, ein Scan oder Fax braucht zunächst eine Texterkennung (OCR). Weil jeder Kunde ein anderes Layout verwendet, hilft KI vor allem bei Freitext und wechselnden Layouts.

Kunde und Artikel zuordnen. Der Kunde wird im Kundenstamm gefunden, etwa über Kundennummer, Rechnungs- oder Lieferadresse. Die Absenderadresse der Mail ist dabei ein Hinweis, kein Nachweis: Sie kann wechseln, über eine Weiterleitung kommen oder gefälscht sein. Passen die Merkmale nicht zusammen, weicht die Lieferadresse von den hinterlegten Adressen ab oder kommt die Mail von einer unbekannten Absenderadresse, geht die Bestellung zur Prüfung an Ihr Team. Verwendet ein Kunde eigene Artikelnummern, wird die Zuordnung einmal hinterlegt und danach immer gleich angewendet.

Preis, Menge und Termin prüfen. Feste Regeln vergleichen die Angaben mit Ihren Stammdaten: den Preis mit Preisliste und Kundenkondition, die Menge mit der Verpackungseinheit und den Wunschtermin mit der hinterlegten Lieferzeit.

Auftragsentwurf anlegen. Über den Importweg Ihrer Warenwirtschaft entsteht ein Auftragsentwurf. Ihr Innendienst prüft die markierten Punkte und gibt frei. Danach läuft alles wie gewohnt weiter, auch die Auftragsbestätigung aus Ihrer Warenwirtschaft.

Was automatisch laufen kann und was eine Freigabe braucht

Entscheidend ist weniger, ob eine Bestellung automatisch oder von Hand erfasst wird, sondern welche Art von Arbeit in welchem Schritt steckt.

Wo KI hilft

KI ist dort nützlich, wo Angaben unstrukturiert sind: Freitext in der Mail, PDFs mit wechselndem Layout, Tabellen, die bei jedem Kunden anders aufgebaut sind. Hier liest sie die Angaben aus, hilft beim Einordnen der Mail und bringt die Angaben in eine einheitliche Form. Ob ein Preis stimmt, entscheidet sie nicht.

Was feste Regeln erledigen

Alles, was nach dem Auslesen kommt, folgt festen Regeln. Die gleiche Eingabe führt immer zum gleichen Ergebnis, und jede Markierung lässt sich nachvollziehen. Das gilt für die Zuordnung von Kunden und Artikeln, für den Preisabgleich, für Verpackungseinheiten und Lieferzeiten.

Welche Art von Arbeit in welchem Schritt steckt

Schritt	Wer oder was	Warum
Bestellung erkennen	Regelbasiert oder KI-gestützt	Hängt von Postfach und Mailformat ab
Positionen auslesen	Textauslese, OCR oder KI	Layouts und Freitext variieren
Kunde und Artikel zuordnen	Feste Regeln	Nachvollziehbar und gleichbleibend
Preis, Menge, Termin prüfen	Feste Regeln	Abgleich mit Ihren Stammdaten
Abweichungen, neue Kunden	Freigabe durch Ihr Team	Entscheidung mit Folgen
Übernahme des Entwurfs	Freigabe, solange Sie das möchten	Vertrauen wächst mit der Zeit

Standardmäßig bleiben bei Ihrem Team: unklare oder unvollständige Bestellungen, neue Kunden, neue Lieferadressen, unbekannte Artikel, Sonderpreise und individuelle Absprachen. Die Automatisierung bereitet diese Fälle vor und zeigt, was auffällt. Welche Regeln darüber hinaus automatisch angewendet werden, legen Sie fest.

Automatisierung muss nicht KI sein

Kommen Bestellungen bereits strukturiert an, zum Beispiel als CSV, als Excel-Datei mit fester Spaltenreihenfolge oder als Export aus einem Kundenportal, braucht es zum Lesen keine KI. Ein klassischer Import mit Zuordnungsregeln ist dann einfacher und günstiger im Betrieb. Wie Sie zwischen beiden Wegen abwägen, beschreibt der Artikel KI-Agent oder klassische Software.

Sonderfälle und Voraussetzungen

Einige Fälle gehören von Anfang an in die Planung, weil sie im Alltag regelmäßig vorkommen:

• Änderungen und Stornos. Schreibt ein Kunde „bitte Position 2 auf 50 Stück ändern“, darf daraus kein neuer Auftrag werden. Änderungsmails sollten als solche erkannt und dem bestehenden Auftrag zugeordnet werden; ist das nicht eindeutig, geht die Mail an Ihr Team. Die Änderung selbst gibt Ihr Team frei.
• Doppelte Eingänge. Dieselbe Bestellung kommt ein zweites Mal an, weil der Kunde nachhakt, jemand die Mail intern weiterleitet oder ein Verarbeitungsschritt nach einer Störung wiederholt wird. Damit daraus kein zweiter Auftrag wird, sollte der Ablauf vor dem Anlegen prüfen, ob dieselbe Bestellnummer dieses Kunden schon erfasst ist, und mögliche Doppelungen Ihrem Team vorlegen. Fehlt eine Bestellnummer, etwa bei einer kurzen Mail, sind Anhang, Positionen und Eingangszeit Hinweise auf eine Doppelung.
• Mehrere Bestellungen in einer Mail. Zwei PDFs im Anhang oder eine Sammelbestellung für mehrere Lieferadressen werden getrennt erfasst.
• Bezug auf ein Angebot. Nennt die Bestellung eine Angebotsnummer, werden Preise und Positionen mit dem Angebot verglichen statt mit der Preisliste.
• Handschrift und schlechte Scans. Solche Bestellungen sollten als schwer lesbar markiert und zur Prüfung an Ihr Team gegeben werden.
• Sonderanfertigungen. Bestellungen auf Zeichnung oder mit kundenspezifischen Varianten brauchen einen eigenen Ablauf. Welche Schritte sich dort vereinheitlichen lassen, zeigt der Artikel Individuelle Kundenaufträge.

Damit der Ablauf funktioniert, brauchen Sie:

• Bestellungen, die digital ankommen: als Mail oder als PDF-Anhang; Faxe, falls es sie bei Ihnen gibt, über eine Fax-zu-E-Mail-Weiterleitung an ein Postfach
• eine Schnittstelle oder einen Importweg für Aufträge in Ihrer Warenwirtschaft oder Ihrem Shopsystem
• Artikelstammdaten mit eindeutigen Artikelnummern, Verpackungseinheiten und Preisen
• eine Person, die den heutigen Ablauf kennt und Sonderfälle erklären kann

Bei nur wenigen Bestellungen pro Woche lohnt sich der Aufwand oft nicht. Dann ist eine gute Vorlage für den Innendienst häufig die bessere Lösung. Wie eine Umsetzung im Einzelnen aussieht, beschreibt die Seite Auftragserfassung automatisieren.

Checkliste

Bevor Sie E-Mail-Bestellungen automatisieren

• Sie wissen ungefähr, wie viele Bestellungen pro Woche per Mail, PDF oder Fax ankommen.
• Die Bestellungen landen in einem festen Postfach, nicht verteilt auf persönliche Postfächer.
• Ihre Warenwirtschaft hat einen Importweg oder eine Schnittstelle für Aufträge.
• Artikelnummern, Verpackungseinheiten und Preise sind im Artikelstamm gepflegt.
• Für Ihre wichtigsten Kunden ist bekannt, welche eigenen Artikelnummern sie verwenden.
• Sie haben festgelegt, welche Abweichungen eine Freigabe brauchen, zum Beispiel Preis, Menge, Termin, neue Kunden, neue Lieferadressen.
• Es ist klar, wer im Innendienst markierte Fälle bearbeitet und wer vertritt.
• Änderungen, Stornos und Bestellungen auf Angebot haben einen eigenen, beschriebenen Weg.
• Es ist festgelegt, woran eine doppelt eingegangene Bestellung erkannt wird, zum Beispiel an Bestellnummer und Kunde.

Fazit

E-Mail-Bestellungen automatisch ins ERP zu übertragen heißt in der Praxis: Bestellungen erkennen, Positionen auslesen (bei wechselnden Layouts mit KI-Unterstützung), nach festen Regeln zuordnen und prüfen und daraus einen Auftragsentwurf zur Freigabe machen. Der Nutzen liegt darin, dass Ihr Innendienst nicht mehr jede Position selbst überträgt, sondern sich auf die markierten Fälle konzentriert.

Die Freigabe ist dabei kein Zeichen von Misstrauen gegenüber der Technik, sondern Teil des Ablaufs. Sie bleibt so lange, wie Sie das möchten, und lässt sich Schritt für Schritt auf die Fälle beschränken, bei denen tatsächlich etwas zu entscheiden ist.