Ablauf

Bestellung, Lieferschein und Rechnung abgleichen

Rechnungen Ihrer Lieferanten kommen per Mail oder als PDF. Wir führen sie mit Bestellung und Lieferschein zusammen und prüfen Position für Position Artikel, Menge und Preis. Abweichungen werden markiert und Ihrem Team zur Freigabe vorgelegt. Nach Prüfung und vereinbarter Freigabe können Rechnungen bei geeigneten Schnittstellen automatisch an die Buchhaltung übergeben werden.

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So läuft es ab Kurzfassung für die Geschäftsleitung

Wo heute die Zeit hingeht

Bevor eine Rechnung freigegeben wird, prüft jemand, ob sie zur Bestellung und zur gelieferten Ware passt. Dafür werden Rechnung, Lieferschein und Bestellung nebeneinandergelegt, Position für Position. Bei vielen Positionen geht eine Abweichung leicht unter, und Rechnungen bleiben liegen, bis jemand Zeit für den Abgleich hat.

Rechnungen als PDF, jeder Lieferant mit eigenem Layout
Teillieferungen, bei denen Lieferschein und Rechnung nicht eins zu eins zusammenpassen
Preise, die von der Bestellung abweichen, und Rechnungen, die ein zweites Mal ankommen

Ein Beispiel: zwei Rechnungen von Lieferant B

So liegen zwei Rechnungen nach dem Abgleich bei Ihrem Team.

Beispiel mit erfundenen Testdaten, kein Kundenprojekt

Rechnung: R-10482 von Lieferant B als PDF per Mail, zu Ihrer Bestellung B-2304
Abgeglichen: Artikel, Menge und Preis stimmen mit Bestellung und Lieferschein überein
Weitergegeben: Je nach System als geprüft an die Buchhaltung
Zweite Rechnung: R-10497 von Lieferant B zur selben Bestellung
Markiert: Position 2: 40 Stück berechnet, laut Lieferschein erst 30 geliefert
Erneut eingegangen: R-10482 kommt ein zweites Mal per Mail: als mögliche doppelte Rechnung markiert
Bei Ihrem Team: Entscheidung über die Teillieferung und die doppelte Rechnung, Rückfrage beim Lieferanten, Freigabe zur Zahlung

So läuft der Belegabgleich ab

MailRechnung (PDF)

Angaben auslesen

Abgleich mit Bestellung und Lieferschein

Abweichung zur FreigabeGeprüfte Rechnung an die Buchhaltung

Gestrichelt: Hier liest KI unstrukturierte Angaben aus. Abgleich und Prüfung folgen festen Regeln.

Eingang überwachen

Das Postfach, in dem Rechnungen ankommen, wird automatisch gelesen. Rechnungen werden von Mahnungen, Auftragsbestätigungen und anderer Post unterschieden.
Rechnung auslesen

Lieferant, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Positionen, Mengen und Preise werden aus dem PDF gelesen, auch wenn jeder Lieferant ein anderes Layout schickt. An dieser Stelle hilft KI. Strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD enthalten diese Daten schon maschinenlesbar; dann entfällt das Auslesen.
Bestellung und Lieferschein zuordnen

Die Rechnung wird anhand verfügbarer Referenzen wie Bestellnummer und Lieferant der Bestellung in Ihrer Warenwirtschaft zugeordnet, dazu der Lieferschein oder der gebuchte Wareneingang.
Position für Position abgleichen

Stimmen Artikel, Menge und Preis? Ist alles geliefert, was berechnet wird, oder fehlt noch eine Teillieferung? Ist die Rechnung schon einmal eingegangen? Der Abgleich folgt festen Regeln.
Vorlegen und übergeben

Abweichungen werden markiert und Ihrem Team zur Freigabe vorgelegt, mit Bestellung, Lieferschein und Rechnung nebeneinander. Nach Prüfung und vereinbarter Freigabe können Rechnungen bei geeigneten Schnittstellen automatisch an die Buchhaltung übergeben werden.

Was automatisch läuft und was beim Menschen bleibt

Läuft automatisch

Postfach lesen und Rechnungen erkennen
Angaben aus dem PDF auslesen, E-Rechnungen direkt übernehmen
Rechnung, Bestellung und Lieferschein zusammenführen
Artikel, Mengen und Preise Position für Position abgleichen
Teillieferungen und mögliche doppelte Rechnungen zur Prüfung markieren
Geprüfte und freigegebene Rechnungen bei geeigneter Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben

Bleibt standardmäßig bei Ihrem Team

Entscheidung über Abweichungen bei Preis und Menge
Rückfragen und Reklamationen beim Lieferanten
Freigabe zur Zahlung
Sonderfälle wie Gutschriften, Nachberechnungen oder Rechnungen ohne Bestellung

Was Sie dafür brauchen

Rechnungen kommen digital an: als PDF per Mail oder als E-Rechnung.
Ihre Bestellungen liegen in der Warenwirtschaft oder im ERP-System, und das System hat eine Schnittstelle oder einen Exportweg, über den Bestellungen gelesen werden können.
Lieferscheine liegen digital vor, zum Beispiel als PDF oder Scan, oder der Wareneingang wird in der Warenwirtschaft gebucht. Liegen Lieferscheine nur auf Papier vor, kann auch deren Erfassung automatisiert werden.
Rechnungen werden anhand verfügbarer Referenzen einer Bestellung zugeordnet. Ist keine eindeutige Zuordnung möglich, wird der Vorgang zur Prüfung vorgelegt.
Eine Person, die den heutigen Ablauf kennt und Sonderfälle erklären kann.

Gut zu wissen

Zahlungen, Kürzungen oder Zurückweisungen laufen nur über die Freigabewege, die Sie festlegen. Standardmäßig markiert die Automatisierung, entschieden wird bei Ihnen.
Handschrift und schlechte Scans werden erkannt und zur Prüfung an Ihr Team gegeben.
Bei nur wenigen Rechnungen pro Woche lohnt sich der Aufwand oft nicht. Das prüfen wir, bevor etwas gebaut wird.

Häufige Fragen zum Belegabgleich

Wir bekommen schon E-Rechnungen. Brauchen wir das dann noch?

Strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD enthalten die Rechnungsdaten bereits maschinenlesbar. Das Auslesen entfällt dann. Der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein bleibt: Ob Menge und Preis stimmen, steht nicht in der Rechnung selbst.

Bezahlt das System Rechnungen selbst?

Zahlungen, Kürzungen oder Zurückweisungen laufen nur über die Freigabewege, die Sie festlegen. Standardmäßig markiert das System Abweichungen und legt sie Ihrem Team vor. Die Freigabe zur Zahlung bleibt bei Ihnen, solange Sie das möchten.

Was passiert bei Teillieferungen?

Die Rechnung wird mit dem abgeglichen, was laut Lieferschein oder Wareneingang angekommen ist. Fehlt noch eine Teillieferung, wird das markiert und Ihrem Team vorgelegt. Ob Sie die Rechnung trotzdem freigeben oder beim Lieferanten nachfragen, entscheiden Sie.

Wie werden doppelte Rechnungen erkannt?

Mögliche doppelte Rechnungen, beispielsweise mit identischer Rechnungsnummer und gleichem Lieferanten, werden zur Prüfung markiert. Ob es wirklich eine Doppelung ist, prüft Ihr Team.

Funktioniert das mit unserer Buchhaltung?

Nach Prüfung und vereinbarter Freigabe können Rechnungen bei geeigneten Schnittstellen automatisch an die Buchhaltung übergeben werden. Genutzt wird die Schnittstelle oder der Importweg, den Ihre Buchhaltung oder Warenwirtschaft bietet. Angebunden wird das System, das Sie heute nutzen.

Wie prüfen Sie heute Ihre Eingangsrechnungen?

Zeigen Sie uns im 20-Minuten-Prozesscheck eine echte Rechnung. Sie erfahren offen, welcher Abgleich sich automatisieren lässt und ob es sich lohnt.