Ablauf

Auftragsbestätigungen abgleichen und Liefertermine nachhalten

Auftragsbestätigungen Ihrer Lieferanten kommen per Mail oder als PDF. Wir gleichen sie mit Ihrer Bestellung ab: Artikel, Menge, Preis und Liefertermin. Abweichungen werden markiert und Ihrem Team zur Freigabe vorgelegt. Fehlende Bestätigungen und näher rückende Termine stehen in einer Übersicht.

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So läuft es ab Kurzfassung für die Geschäftsleitung

Wo heute die Zeit hingeht

Jede Auftragsbestätigung muss gegen die eigene Bestellung gelesen werden. Weicht der Liefertermin ab oder fehlt die Bestätigung ganz, muss das jemand bemerken, bevor ein Kunde nachfragt. Offene Bestätigungen und Termine werden in Listen, Kalendern oder im Postfach nachgehalten.

Bestätigungen als PDF, jeder Lieferant mit eigenem Format
Abweichungen bei Menge, Preis oder Termin, die beim Durchsehen untergehen
Nachfassen bei Lieferanten, die noch nicht bestätigt haben

Ein Beispiel: Bestätigung mit abweichendem Termin

So liegen eine Auftragsbestätigung und eine fehlende Bestätigung nach dem Abgleich bei Ihrem Team.

Beispiel mit erfundenen Testdaten, kein Kundenprojekt

Eingang: PDF von Lieferant A zu Ihrer Bestellung B-2291
Abgeglichen: Artikel, Menge und Preis stimmen mit der Bestellung überein
Markiert: Liefertermin bestätigt: KW 47 statt KW 45
Vorgelegt: Abweichung zur Freigabe an Ihr Team, Bestellung und Bestätigung nebeneinander
In der Übersicht: Lieferant C hat noch nicht bestätigt, Liefertermin KW 46 rückt näher: Erinnerung als Entwurf vorbereitet
Bei Ihrem Team: Entscheidung über den neuen Termin, Freigabe der Erinnerung, Information an Ihren Kunden

So laufen Abgleich und Terminüberwachung ab

MailAuftragsbestätigung (PDF)

Angaben auslesen

Abgleich mit Ihrer Bestellung

Abweichung zur FreigabeÜbersicht offener Termine

Gestrichelt: Hier liest KI unstrukturierte Angaben aus. Abgleich und Prüfung folgen festen Regeln.

Eingang überwachen

Das Postfach, in dem Auftragsbestätigungen ankommen, wird automatisch gelesen. Bestätigungen werden von Rechnungen, Lieferscheinen und anderer Post unterschieden.
Angaben auslesen

Bestellnummer, Artikel, Menge, Preis und bestätigter Liefertermin werden aus Mail und PDF gelesen, auch wenn jeder Lieferant ein anderes Format schickt. An dieser Stelle hilft KI.
Mit der Bestellung abgleichen

Die Bestätigung wird der Bestellung in Ihrer Warenwirtschaft zugeordnet und Position für Position verglichen: Artikel, Menge, Preis und Liefertermin.
Abweichungen vorlegen

Abweichungen bei Artikeln, Mengen, Preisen und Lieferterminen werden erkannt und zur Prüfung markiert, mit Bestellung und Bestätigung nebeneinander. Was stimmt, steht in der Übersicht. Eine Übertragung ins ERP ist bei geeigneter Schnittstelle möglich.
Termine nachhalten

Fehlende Bestätigungen und näher rückende Liefertermine stehen in einer Übersicht. Lieferantenerinnerungen werden als Entwurf vorbereitet oder auf Wunsch nach vereinbarten Regeln automatisch versendet.

Was automatisch läuft und was beim Menschen bleibt

Läuft automatisch

Postfach lesen und Auftragsbestätigungen erkennen
Angaben aus Mail und PDF auslesen
Bestätigung der Bestellung zuordnen und Position für Position abgleichen
Abweichungen erkennen und zur Prüfung markieren
Übersicht offener Bestätigungen und Termine aktuell halten
Bestätigte Angaben bei geeigneter Schnittstelle ins ERP übertragen
Erinnerungen an Lieferanten als Entwurf vorbereiten oder nach vereinbarten Regeln versenden

Bleibt standardmäßig bei Ihrem Team

Entscheidung über Abweichungen bei Menge, Preis oder Termin
Versand von Erinnerungen an Lieferanten, solange Sie das möchten
Zusagen an Ihre Kunden, etwa zu Lieferterminen
Sonderfälle wie Teillieferungen oder Ersatzartikel

Was Sie dafür brauchen

Auftragsbestätigungen kommen digital an: per Mail oder als PDF-Anhang.
Ihre Bestellungen liegen in der Warenwirtschaft oder im ERP-System, und das System hat eine Schnittstelle oder einen Exportweg, über den Bestellungen gelesen werden können.
Bestätigungen werden anhand verfügbarer Referenzen einer Bestellung zugeordnet. Ist keine eindeutige Zuordnung möglich, wird der Vorgang zur Prüfung vorgelegt.
Eine Person, die den heutigen Ablauf kennt und Sonderfälle erklären kann.

Gut zu wissen

Über Abweichungen entscheidet standardmäßig Ihr Team. Welche Abweichungen nach festen Regeln automatisch übernommen werden, legen Sie fest.
Handschrift und schlechte Scans werden erkannt und zur Prüfung an Ihr Team gegeben.
Bei nur wenigen Bestellungen pro Woche lohnt sich der Aufwand oft nicht. Das prüfen wir, bevor etwas gebaut wird.

Häufige Fragen zu Auftragsbestätigungen

Jeder Lieferant schickt seine Bestätigung anders. Geht das trotzdem?

Ja. Unterschiedliche Formate sind der Normalfall. Die Angaben werden mit KI ausgelesen und danach nach festen Regeln mit Ihrer Bestellung verglichen. Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, geht als Sonderfall an Ihr Team.

Schreibt das System selbst an unsere Lieferanten?

Wenn Sie das möchten. Lieferantenerinnerungen werden als Entwurf vorbereitet oder auf Wunsch nach vereinbarten Regeln automatisch versendet. Welche Erinnerungen ohne Freigabe rausgehen, legen Sie fest.

Was passiert, wenn ein Liefertermin abweicht?

Die Abweichung wird markiert und Ihrem Team vorgelegt, mit Bestellung und Bestätigung nebeneinander. Ob Sie den neuen Termin annehmen, nachverhandeln oder Ihren Kunden informieren, entscheiden Sie.

Woher kennt die Übersicht unsere Bestellungen?

Aus Ihrer Warenwirtschaft, über deren Schnittstelle oder Exportweg. Angebunden wird das System, das Sie heute nutzen. Ihre Warenwirtschaft und Ihr ERP-Partner bleiben.

Kann unsere Warenwirtschaft das nicht schon?

Das prüfen wir zuerst. Erledigt Ihre Software den Abgleich schon zuverlässig, bauen wir nichts doppelt. Bleibt ein Teil übrig, etwa das Auslesen der Bestätigungen aus Mail und PDF, setzen wir genau dort an.

Wie halten Sie heute Liefertermine nach?

Zeigen Sie uns im 20-Minuten-Prozesscheck eine echte Auftragsbestätigung. Sie erfahren offen, welcher Abgleich sich automatisieren lässt und ob es sich lohnt.