Zusammen­arbeit vom Prozesscheck bis zum laufenden Betrieb

Zusammenarbeit in vier Schritten

Vor jedem weiteren Schritt erhalten Sie ein schriftliches Angebot. Ohne Ihre Zustimmung entstehen keine Kosten.

1. 01

   20-Minuten-Prozesscheck

   Was passiert

   Sie zeigen uns am Bildschirm einen echten Vorgang, zum Beispiel eine Bestellung oder eine Anfrage. Sie müssen nichts vorbereiten und nichts schicken. Wir zeichnen nichts auf. Kundennamen und Preise können Sie dabei ausblenden oder schwärzen. Auf Wunsch schließen wir vorab eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Gemeinsam gehen wir durch, wie der Vorgang heute ankommt, wer ihn bearbeitet und wo er im System landet.

   Was Sie danach in der Hand haben

   Sie wissen, ob sich eine Entlastung lohnt. Das Ergebnis kann auch sein: Es lohnt sich nicht.

   Was wir von Ihnen brauchen

   20 Minuten und einen echten Vorgang am Bildschirm. Vorbereiten und schicken müssen Sie nichts.

   Wer entscheidet

   Sie entscheiden danach, ob es weitergeht. Der Prozesscheck ist kostenlos und unverbindlich.

2. 02

   Prozessaufnahme mit echten Beispielen

   Was passiert

   Mit der Person, die den Ablauf heute macht, gehen wir einige echte Vorgänge durch: in welchen Formaten sie ankommen, welche Sonderfälle es gibt, welche Stammdaten gebraucht werden und welche Systeme beteiligt sind. Dabei klären wir auch, was Ihre Software schon erledigt, damit wir nichts doppelt bauen.

   Was Sie danach in der Hand haben

   Einen schriftlichen Lösungsvorschlag mit Umfang, Zeitplan und Preis. Was automatisch laufen soll und was Ihr Team freigibt, legen wir dabei gemeinsam fest.

   Was wir von Ihnen brauchen

   Die Person, die den Ablauf heute macht, und einige echte Beispielvorgänge, auch Sonderfälle.

   Wer entscheidet

   Sie entscheiden anhand des Lösungsvorschlags, ob und womit es weitergeht.

3. 03

   Pilot für einen Ablauf

   Was passiert

   Wir bauen die Lösung für einen abgegrenzten Ablauf, zum Beispiel für die Bestellungen Ihrer wichtigsten Kunden, und testen sie mit Ihren echten Standard- und Sonderfällen, bevor etwas in Betrieb geht. Während der Pilotphase bleibt der bestehende Ablauf soweit möglich unverändert.

   Was Sie danach in der Hand haben

   Einen Ablauf, der mit Ihren echten Fällen getestet ist, und eine klare Grundlage für die Entscheidung über den Betrieb: die Qualitätskriterien, die wir vorher gemeinsam vereinbart haben.

   Was wir von Ihnen brauchen

   Echte Standard- und Sonderfälle zum Testen, eine Person aus Ihrem Team, die die Ergebnisse prüft, und Zugänge zu den beteiligten Systemen mit den Rechten, die der Ablauf braucht. Vor der Verarbeitung echter Daten schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

   Wer entscheidet

   Vorab vereinbarte Qualitätskriterien, etwa ein Erfolgsmaß und ein Abbruchkriterium, entscheiden darüber, ob die Lösung produktiv eingesetzt wird. Die Kriterien legen wir gemeinsam fest, die Freigabe für den Betrieb geben Sie.

4. 04

   Betrieb und Ausbau

   Was passiert

   Die Lösung läuft im Alltag. Ihr Team gibt frei, solange Sie das möchten. Weitere Abläufe kommen dazu, wenn der erste zuverlässig läuft.

   Was Sie danach in der Hand haben

   Dokumentation und Zugänge gehören Ihnen, sodass Ihre eigene IT oder ein anderer Dienstleister übernehmen kann. Fällt die Automatisierung aus oder pausiert sie, läuft Ihr heutiger Ablauf weiter: Ihr Innendienst arbeitet wie bisher. Überwachung und Wartung übernehmen wir auf Wunsch.

   Was wir von Ihnen brauchen

   Eine Person, die die markierten Fälle freigibt, solange Sie das möchten. Bei Änderungen an Systemen, Dokumentenformaten oder Abläufen, zum Beispiel einem neuen Bestellformat eines Kunden, stimmen wir notwendige Anpassungen mit Ihnen ab.

   Wer entscheidet

   Sie: ob wir Überwachung und Wartung übernehmen, wie lange Ihr Team jeden Fall freigibt und welcher Ablauf als Nächstes dazukommt.

Wovon der Aufwand abhängt

• Anzahl und Art der Abläufe
• Ob Ihre Warenwirtschaft eine Schnittstelle oder einen Importweg hat
• Wie unterschiedlich die Dokumente ankommen
• Wie viele Sonderfälle und Freigaberegeln es gibt
• Ob Betrieb und Wartung dazugehören

Deshalb steht der Preis für die Umsetzung erst nach der Prozessaufnahme fest.

Kosten

Der 20-Minuten-Prozesscheck ist kostenlos und unverbindlich. Für die detaillierte Prozessaufnahme erhalten Sie vorab ein transparentes Angebot, ebenso vor jedem weiteren Schritt. Ohne Ihre Zustimmung entstehen keine Kosten.

Ihr ERP-Partner bleibt

Ihre Warenwirtschaft und Ihr ERP-Partner bleiben. Wir nutzen die Schnittstelle oder den Importweg, den Ihr System bietet. Wenn Ihre Software einen Ablauf schon zuverlässig erledigt, bauen wir nichts doppelt.

Wo im ERP etwas eingestellt werden muss, stimmen wir uns mit Ihnen und Ihrem Partner ab.

Für ERP-Partner

Wir ergänzen bestehende ERP-Lösungen durch individuelle Automatisierungen und Schnittstellen, in Abstimmung mit dem betreuenden ERP-Partner. Sie betreuen ERP-Kunden und sehen manuelle Abläufe rund um Ihr System? Sprechen Sie uns an oder schreiben Sie an julius@sortexai.com.

Sie führen gerade ein neues ERP ein?

Auch während einer ERP-Einführung können wir gemeinsam prüfen, welche manuellen Abläufe das neue System erledigt und wo zusätzliche Automatisierung sinnvoll ist. Die Umsetzung stimmen wir mit Ihnen und Ihrem ERP-Partner ab.

Steht der Wechsel erst an, helfen wir beim IT-Konzept: welche Abläufe das neue System abbilden muss und welche Schnittstellen es braucht. Mehr zum IT-Konzept

Wann sich ein Prozesscheck lohnt

Typische Anlässe, bei denen sich ein Blick auf den Ablauf lohnt:

• Informationen werden täglich zwischen E-Mails, Excel, Dokumenten und der Warenwirtschaft übertragen oder abgeglichen.
• Eine erfahrene Kollegin oder ein erfahrener Kollege im Innendienst geht in Rente, und viel Wissen über Kunden und Sonderfälle steckt im Kopf.
• In der Urlaubszeit bleibt Arbeit liegen, bis die zuständige Person zurück ist.
• Die Aufträge nehmen zu, das Team bleibt gleich groß.
• Das neue ERP läuft, aber vieles wird weiter von Hand übertragen.
• Ein Fehler ist beim Kunden angekommen, zum Beispiel eine falsche Menge oder ein verpasster Liefertermin.

Im 20-Minuten-Prozesscheck sehen wir uns gemeinsam einen echten Vorgang an. Danach wissen Sie, ob sich eine Entlastung lohnt.

Wann sich ein Projekt noch nicht lohnt

• Es kommen nur sehr wenige Vorgänge pro Woche. Dann lohnt sich der Aufwand meist nicht.
• Sie haben eine eigene IT? Dann arbeiten wir mit ihr zusammen und übernehmen den Teil, den Sie abgeben möchten.

Häufige Fragen zur Zusammenarbeit