Kurzfassung für die Geschäfts­leitung

Wir verbinden Mail, Warenwirtschaft und Buchhaltung und bauen, was Ihr Betrieb braucht: eine Schnittstelle, eine Automatisierung oder eine individuell entwickelte Software. Schwerpunkt ist die Auftragsabwicklung: Bestellungen, Anfragen mit Zeichnung, Auftragsbestätigungen der Lieferanten und Belege, die per Mail, PDF oder Fax kommen, werden ausgelesen, mit Ihren Stammdaten abgeglichen und für Ihren Innendienst vorbereitet. Ihre Kunden bestellen weiter wie gewohnt.

Hersteller und Händler technischer Teile mit etwa 10 bis 100 Mitarbeitenden, auch ohne eigene IT-Abteilung.

20-Minuten-Prozesscheck, kostenlos und vertraulich. Sie zeigen uns am Bildschirm einen echten Vorgang, zum Beispiel eine Bestellung oder eine Anfrage. Sie müssen nichts vorbereiten und nichts schicken. Wir zeichnen nichts auf. Kundennamen und Preise können Sie dabei ausblenden oder schwärzen. Auf Wunsch schließen wir vorab eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Das Ergebnis kann auch sein: Es lohnt sich nicht.

• Automatisch: Postfach lesen; Bestellungen erkennen; bekannte Kunden und Artikel zuordnen; Pflichtangaben prüfen; Auftragsentwurf anlegen.
• Nur mit Freigabe: Übernahme des Entwurfs, solange Sie das möchten; Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin; neue Kunden; unbekannte Artikel; Rückfragen an Kunden.
• Bleibt bei Ihrem Team, bis Sie es anders festlegen: Preise und Kalkulation; Sonderanfertigungen und Machbarkeit; Zusagen an Kunden.

Ihre Warenwirtschaft und Ihr ERP-Partner bleiben. Angebunden wird das System, das Sie heute nutzen, sofern es eine Schnittstelle oder einen Importweg bietet. Was Ihre Software schon zuverlässig erledigt, bauen wir nicht doppelt.

Für den Prozesscheck 20 Minuten. Für die Prozessaufnahme eine Person, die den heutigen Ablauf kennt, und einige echte Beispielvorgänge. Im Pilot prüft Ihr Team die Entwürfe und gibt frei, solange Sie das möchten.

• Der 20-Minuten-Prozesscheck ist kostenlos und unverbindlich. Für die detaillierte Prozessaufnahme erhalten Sie vorab ein transparentes Angebot, ebenso vor jedem weiteren Schritt. Ohne Ihre Zustimmung entstehen keine Kosten.
• Wovon der Aufwand abhängt: Anzahl und Art der Abläufe; ob Ihre Warenwirtschaft eine Schnittstelle oder einen Importweg hat; wie unterschiedlich die Dokumente ankommen; wie viele Sonderfälle und Freigaberegeln es gibt; ob Betrieb und Wartung dazugehören. Deshalb steht der Preis für die Umsetzung erst nach der Prozessaufnahme fest.

Vor der Verarbeitung echter Daten schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Zugriffe gibt es nur mit den Rechten, die der Ablauf braucht. Wo Daten verarbeitet werden, legen wir vor dem Start fest und dokumentieren es. Fällt die Automatisierung aus oder pausiert sie, läuft Ihr heutiger Ablauf weiter: Ihr Innendienst arbeitet wie bisher. Überwachung und Wartung übernehmen wir auf Wunsch. Dokumentation und Zugänge gehören Ihnen, sodass Ihre eigene IT oder ein anderer Dienstleister übernehmen kann.

Julius Sorgner, Gründer · +49 152 55612505 (werktags, auch über WhatsApp) · julius@sortexai.com
Sortex AI, Hochstraße 8, 35510 Butzbach (Hessen) · sortexai.com

Das System nimmt das Übertragen und Abgleichen ab. Entschieden wird weiter von unseren Leuten, bei allem, was nicht eindeutig ist. Die Zeit geht in Kundenberatung statt ins Nachtragen.