Leistung

Auftragserfassung automatisieren

Bestellungen aus E-Mail, PDF und Fax automatisch auslesen, prüfen und als Auftragsentwurf vorbereiten. Ihr Team kümmert sich nur noch um Unklares.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren So läuft es ab

Wo heute die Zeit hingeht

In vielen Unternehmen kommen Bestellungen nicht nur über den Onlineshop, sondern auch per E-Mail, als PDF-Anhang oder per Fax. Jede Bestellung wird gelesen, die passenden Artikel werden herausgesucht, und jede Position wird von Hand ins ERP oder Shopsystem übertragen. Das kostet Zeit, führt zu Tippfehlern und bindet genau die Mitarbeiter, die eigentlich Kunden betreuen sollten.

  • Bestellungen im Mailtext, im PDF-Anhang oder als Fax, jeder Kunde mit eigenem Format
  • Kundeneigene Artikelnummern oder Bezeichnungen, die erst zugeordnet werden müssen
  • Rückfragen, weil Preise oder Mengen nicht zu den Stammdaten passen oder Liefertermine nicht machbar sind

Was das Abtippen kostet: ein Rechenbeispiel

Angenommen, Ihr Team erfasst täglich 25 Bestellungen, die per E-Mail oder Fax eingehen, und braucht dafür im Schnitt 7 Minuten pro Bestellung. Das sind knapp 3 Stunden pro Tag, bei 21 Arbeitstagen gut 60 Stunden im Monat: rund anderthalb Arbeitswochen nur für das Abtippen. Rückfragen und das Korrigieren von Tippfehlern sind darin noch nicht enthalten.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

2,9 Stunden pro Tag · 61 Stunden pro Monat

Die Startwerte sind ein Beispiel. Ihre eigenen Zahlen gehen wir im Erstgespräch gemeinsam durch.

So läuft die automatische Auftragserfassung ab

Gestrichelt: Hier liest KI unstrukturierte Angaben aus. Zuordnung und Prüfung folgen festen Regeln.

  1. Eingang überwachen

    Das Postfach, in dem Bestellungen ankommen, wird automatisch gelesen, zum Beispiel bestellung@ oder info@. Faxe kommen über eine Fax-zu-E-Mail-Weiterleitung als PDF an.

  2. Bestellung erkennen

    Nicht jede E-Mail ist eine Bestellung. Anfragen, Rechnungen, Rückfragen und Werbung werden von echten Bestellungen unterschieden.

  3. Positionen auslesen

    Kunde, Artikel, Mengen, Preise und Liefertermine werden aus dem Mailtext oder dem PDF gelesen, auch wenn jeder Kunde ein anderes Format schickt. An dieser Stelle hilft KI, weil die Informationen unstrukturiert sind.

  4. Kunde und Artikel zuordnen

    Kunde und Artikel werden mit Ihren Stammdaten abgeglichen. Verwendet ein Kunde eigene Artikelnummern oder Bezeichnungen, wird die Zuordnung einmal hinterlegt und danach automatisch genutzt.

  5. Nach festen Regeln prüfen

    Preise, Mengen, Verpackungseinheiten und Liefertermine werden gegen feste Regeln geprüft. Was nicht passt, wird markiert, statt stillschweigend übernommen zu werden.

  6. Auftragsentwurf und Freigabe

    Der Auftrag wird als Entwurf angelegt, je nach System direkt im ERP oder Shopsystem. Ein Mitarbeiter prüft die markierten Fälle und gibt den Auftrag frei. Danach läuft alles wie gewohnt weiter, zum Beispiel die Auftragsbestätigung aus Ihrem ERP.

Was automatisch läuft und was beim Menschen bleibt

Läuft automatisch

  • Postfach lesen und Bestellungen erkennen
  • Positionen aus Mailtext und PDF auslesen
  • Kunden und Artikel mit den Stammdaten abgleichen
  • Preise, Mengen und Termine gegen Regeln prüfen
  • Auftragsentwurf zur Freigabe vorbereiten

Bleibt bewusst beim Menschen

  • Unklare oder unvollständige Bestellungen
  • Neue Kunden und unbekannte Artikel
  • Sonderpreise und individuelle Absprachen
  • Die Freigabe, solange Sie das möchten

Was Sie dafür brauchen

  • Bestellungen kommen digital an: als E-Mail, als PDF-Anhang oder als Fax mit Weiterleitung an ein Postfach.
  • Ihr ERP oder Shopsystem hat eine Schnittstelle (API) oder einen Importweg für Aufträge, wie sie zum Beispiel Shopware, JTL-Wawi, Xentral oder weclapp bieten.
  • Artikelstammdaten mit Artikelnummern, damit Positionen eindeutig zugeordnet werden können.
  • Eine Person, die den heutigen Ablauf kennt und Sonderfälle erklären kann.

Wo die Automatisierung an Grenzen stößt

  • Handschriftliche Faxe und schlechte Scans lassen sich nicht zuverlässig auslesen. Solche Bestellungen gehen als Sonderfall an einen Mitarbeiter.
  • Bei nur wenigen Bestellungen pro Woche lohnt sich der Aufwand oft nicht. Das prüfen wir, bevor etwas gebaut wird.
  • Über Sonderkonditionen und individuelle Absprachen entscheidet weiterhin Ihr Team. Die Automatisierung bereitet diese Fälle vor, entscheidet sie aber nicht.

Häufige Fragen zur Auftragserfassung

Funktioniert das auch mit Faxbestellungen?

Ja, wenn die Faxe digital ankommen, zum Beispiel über eine Fax-zu-E-Mail-Weiterleitung als PDF. Gut lesbare, gedruckte Faxe lassen sich auslesen. Handschriftliche Bestellungen werden als Sonderfall an einen Mitarbeiter gegeben.

Was passiert, wenn eine Position falsch ausgelesen wird?

Jede Position wird gegen Ihre Stammdaten und feste Regeln geprüft. Passt etwas nicht, wird der Auftrag markiert und nicht ungeprüft übernommen. Nicht jeder Lesefehler verstößt gegen eine Regel, deshalb gibt ein Mitarbeiter die Auftragsentwürfe frei, solange Sie das wünschen.

Muss dafür das ERP gewechselt werden?

Nein, sofern Ihr ERP eine Schnittstelle oder einen Importweg bietet. Angebunden wird das System, das Sie heute nutzen.

Welche Bestellformate werden verarbeitet?

Bestellungen im Mailtext, als PDF-Anhang, auch mit unterschiedlichen Layouts je Kunde, und als digital empfangenes Fax. Strukturierte Dateien wie CSV oder Excel sind in der Regel noch einfacher.

Ab wann lohnt sich die Automatisierung?

Das hängt von der Zahl der Bestellungen, dem Aufwand pro Bestellung und der Fehlerquote ab. Im Erstgespräch rechnen wir mit Ihren Zahlen durch, ob sich die Automatisierung lohnt. Wenn nicht, sagen wir das auch.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Das hängt von den Bestellformaten und den beteiligten Systemen ab. Nach der Prozessaufnahme erhalten Sie einen Zeitplan. Bei größeren Vorhaben starten wir bei Bedarf mit einem abgegrenzten Teil, zum Beispiel mit den Bestellungen der wichtigsten Kunden.

Wie viele Bestellungen tippen Sie heute ab?

Schildern Sie im kostenlosen Erstgespräch, wie Bestellungen heute bei Ihnen ankommen. Sie erfahren offen, ob und wie sich die Erfassung automatisieren lässt.

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