Ablauf

Anfragen mit Zeichnung erfassen und Angebote vorbereiten

Anfragen kommen per Mail, als PDF oder per Fax, oft mit einer Zeichnung im Anhang. Wir lesen die Angaben aus, gleichen sie mit Ihren Stammdaten ab, markieren, was fehlt, und bereiten Rückfragen und einen Angebotsentwurf vor. Preise können bei geeigneter Datenbasis ergänzt werden. Den Preis gibt Ihr Team frei, solange Sie das möchten.

20-Minuten-Prozesscheck anfragen

oder anrufen: +49 152 55612505

Kostenlosvertraulichnichts vorbereiten

So läuft es ab Kurzfassung für die Geschäftsleitung

Wo heute die Zeit hingeht

Bevor kalkuliert werden kann, sucht jemand die Angaben aus der Anfrage zusammen: Material, Maße, Stückzahl und Wunschtermin. Fehlt etwas, geht eine Rückfrage an den Kunden, und die Anfrage wartet im Postfach. Diese Vorarbeit bindet genau die Leute, die eigentlich kalkulieren und Kunden beraten sollen.

Anfragen im Mailtext, als PDF oder per Fax, jeder Kunde mit eigenem Format
Angaben verteilt auf Mail, Anhang und das Schriftfeld der Zeichnung
Rückfragen, weil Toleranz, Oberfläche oder Termin fehlen, und Anfragen, die liegen bleiben, bis jemand Zeit hat

Ein Beispiel: Anfrage für ein Drehteil

So liegt eine Anfrage nach der Vorarbeit bei Ihrem Team, bevor kalkuliert wird.

Beispiel mit erfundenen Testdaten, kein Kundenprojekt

Eingang: Mail der Musterkunde GmbH mit dem Betreff „Anfrage Drehteil“, Zeichnung MK-220 als PDF im Anhang
Ausgelesen: Drehteil nach Zeichnung MK-220, Material 1.4301 laut Schriftfeld, 250 Stück
Abgeglichen: Musterkunde GmbH ist bekannt, Material 1.4301 steht in Ihren Stammdaten
Markiert: Wunschtermin fehlt in der Anfrage
Vorbereitet: Rückfrage an den Kunden zum Wunschtermin als Entwurf; Angebotsentwurf mit Position und Stückzahl, Preis zur Freigabe durch Ihr Team
Bei Ihrem Team: Prüfen von Maßen und Toleranzen, Kalkulation, Preis und Machbarkeit; Freigabe von Rückfrage und Angebot

So läuft die Vorarbeit für ein Angebot ab

MailPDFFax

Angaben auslesen

Abgleichen und prüfen

Angebotsentwurf zur PrüfungRückfrage als Entwurf

Gestrichelt: Hier liest KI unstrukturierte Angaben aus. Abgleich und Prüfung folgen festen Regeln.

Eingang überwachen

Das Postfach, in dem Anfragen ankommen, wird automatisch gelesen. Faxe kommen über eine Fax-zu-E-Mail-Weiterleitung als PDF an. Anfragen werden von Bestellungen, Rechnungen und Werbung unterschieden.
Angaben auslesen

Angaben wie Stückzahl, Wunschtermin, Material und Zeichnungsnummer werden aus E-Mails und Dokumenten ausgelesen, auch aus Scans und Faxen. An dieser Stelle hilft KI, weil jede Anfrage anders aussieht. Unklare oder fehlende Angaben werden zur Prüfung markiert. Standardmäßig werden die Angaben aus Anfrage und Schriftfeld gelesen; Maße und Toleranzen prüft Ihr Team. Eine tiefere Auswertung der Zeichnung ist als individuelle Erweiterung möglich.
Mit den Stammdaten abgleichen

Kunde, Material und vorhandene Artikel werden mit Ihren Stammdaten abgeglichen. Verwendet ein Kunde eigene Bezeichnungen, wird die Zuordnung einmal hinterlegt und danach genutzt.
Vollständigkeit prüfen

Fehlt eine Angabe, die Sie für ein Angebot brauchen, zum Beispiel Stückzahl, Wunschtermin oder Material, wird sie markiert. Die Rückfrage an den Kunden liegt als Entwurf bereit und geht nach Ihrer Freigabe raus, auf Wunsch nach vereinbarten Regeln auch automatisch.
Angebotsentwurf und Freigabe

Je nach System entsteht der Angebotsentwurf in Ihrer Software oder Angebotsvorlage. Er enthält die erkannten Positionen und Stückzahlen. Preise können bei geeigneter Datenbasis aus vorhandenen Systemen oder Kalkulationsregeln ergänzt werden. Den Preis gibt Ihr Team frei, solange Sie das möchten. Ihr Team prüft Maße und Toleranzen, entscheidet über die Machbarkeit und gibt das Angebot frei.

Was automatisch läuft und was beim Menschen bleibt

Läuft automatisch

Postfach lesen und Anfragen erkennen
Angaben aus E-Mails und Dokumenten auslesen, auch aus Scans und Faxen
Kunde und Material mit den Stammdaten abgleichen
Unklare oder fehlende Angaben zur Prüfung markieren
Rückfrage und Angebotsentwurf vorbereiten, Preise bei geeigneter Datenbasis ergänzen

Bleibt standardmäßig bei Ihrem Team

Prüfen von Maßen und Toleranzen
Kalkulation und Freigabe des Preises
Machbarkeit und Sonderanfertigungen
Zusagen an Kunden, etwa zu Terminen
Freigabe von Rückfragen und Angeboten

Was Sie dafür brauchen

Anfragen kommen digital an: als E-Mail, als PDF-Anhang oder als Fax mit Weiterleitung an ein Postfach.
Für den Angebotsentwurf im System: eine Schnittstelle oder ein Importweg in Ihrer Warenwirtschaft oder Angebotssoftware. Sonst entsteht der Entwurf in Ihrer Angebotsvorlage.
Stammdaten zu Kunden und Material, damit Angaben eindeutig zugeordnet werden können.
Eine Person, die weiß, welche Angaben für ein Angebot nötig sind, und Sonderfälle erklären kann.

Gut zu wissen

Standardmäßig werden die Angaben aus Anfrage und Schriftfeld gelesen; Maße und Toleranzen prüft Ihr Team. Eine tiefere Auswertung der Zeichnung ist als individuelle Erweiterung möglich.
Kalkulation, Preis und Machbarkeit bleiben standardmäßig bei Ihrem Team. Welche Preise automatisch ergänzt werden, legen Sie fest.
Handschrift und schlechte Scans werden erkannt und zur Prüfung an Ihr Team gegeben.
Bei nur wenigen Anfragen pro Woche lohnt sich der Aufwand oft nicht. Das prüfen wir, bevor etwas gebaut wird.

Häufige Fragen zu Anfragen mit Zeichnung

Unsere Anfragen sind sehr individuell. Lässt sich das überhaupt automatisieren?

Ja. Automatisiert wird die Vorarbeit, die Entscheidung trifft Ihr Team. Auch individuelle Anfragen enthalten wiederkehrende Angaben wie Material, Stückzahl und Wunschtermin. Diese werden aus E-Mails und Dokumenten ausgelesen, auch aus Scans und Faxen; unklare oder fehlende Angaben werden zur Prüfung markiert. Was individuell ist, also Kalkulation, Machbarkeit und Sonderanfertigungen, bleibt standardmäßig bei Ihrem Team.

Was passiert mit den Zeichnungen?

Die Zeichnung bleibt Teil der Anfrage und liegt dem Angebotsentwurf bei. Standardmäßig werden die Angaben aus Anfrage und Schriftfeld gelesen; Maße und Toleranzen prüft Ihr Team. Eine tiefere Auswertung der Zeichnung ist als individuelle Erweiterung möglich. Wo die Daten verarbeitet werden, legen wir vor dem Start fest und dokumentieren es.

Muss der Kunde anders anfragen?

Nein. Ihre Kunden fragen weiter an wie gewohnt, per Mail, als PDF oder per Fax. Unterschiedliche Formate sind der Normalfall; genau dafür werden die Angaben mit KI ausgelesen.

Wer schickt die Rückfrage an den Kunden?

Standardmäßig Ihr Team. Die Rückfrage liegt als Entwurf bereit, mit den fehlenden Angaben, und geht raus, wenn jemand bei Ihnen sie freigibt. Auf Wunsch wird sie nach vereinbarten Regeln automatisch versendet.

Wie viele Anfragen mit Zeichnung kommen bei Ihnen pro Woche?

Zeigen Sie uns im 20-Minuten-Prozesscheck eine echte Anfrage. Sie erfahren offen, welche Vorarbeit sich automatisieren lässt und ob es sich lohnt.