Auftragsabwicklung Leitfaden
Ein Kunde fordert Rabatt. Welche Konditionen darf Software prüfen, wann ist ein Gegenangebot möglich und wann muss der Vertrieb entscheiden?
Ein Stammkunde fragt 300 Verbindungselemente an. Der Artikel ist im System angelegt, sein bisheriger Preis ist bekannt. In der E-Mail steht nur: „Können Sie uns für diese Menge acht Prozent entgegenkommen? Lieferung möglichst nächste Woche.“
Das klingt nach einer einfachen Aufgabe für eine Automatisierung. Doch der Vertrieb muss mehrere Dinge klären: Welcher Preis ist für diesen Kunden gültig? Gilt bereits ein Rahmenvertrag? Wie hoch sind die tatsächlichen variablen Kosten? Ist die Menge verfügbar? Verändert die gewünschte Lieferzeit die Kosten? Und ab welcher Abweichung muss jemand freigeben?
Die eigentliche Zeitersparnis entsteht deshalb nicht dadurch, dass eine KI möglichst schnell einen Rabatt nennt. Sie entsteht, wenn die relevanten Informationen automatisch zusammenkommen und die zulässigen Entscheidungen eindeutig definiert sind.
Ein verlässlicher Angebotsprozess kann in fünf Schritten aufgebaut werden:
1. Anfrage erfassen. Artikelnummer, Menge, gewünschter Preis und Liefertermin werden aus einem Formular oder einer Nachricht übernommen. Bei einer unstrukturierten E-Mail kann KI die Angaben als Entwurf herauslesen. Eine unklare Artikelzuordnung wird nicht stillschweigend geraten.
2. Geschäftsdaten abgleichen. Kunden- und Artikelstamm, individuelle Konditionen, Staffelpreise, bestehende Vereinbarungen sowie verfügbare Bestände oder erwartete Liefertermine werden aus den jeweils maßgeblichen Systemen gelesen. Für Kosten, Preise und Verfügbarkeit muss feststehen, welches System die führende Quelle ist.
3. Preisgrenzen prüfen. Software prüft beispielsweise den zulässigen Rabatt, eine Mindest-Deckungsbeitragsquote, die Gültigkeit der Daten und die Zuständigkeit für die Freigabe. Eine fehlende Kosteninformation darf nicht als Preisfreigabe interpretiert werden.
4. Angebot vorbereiten. Aus dem Ergebnis entsteht ein prüfbarer Angebotsentwurf. Alternativ wird ein nachvollziehbarer Gegenangebotsvorschlag berechnet. Lieferzeit, Zahlungsbedingungen und andere Zusagen bleiben getrennte Prüfpunkte.
5. Freigeben und versenden. Die verantwortliche Person prüft die markierten Sonderfälle. Das System protokolliert angewendete Regeln, relevante Datenstände und die Freigabe. Erst danach darf das Angebot über den vorgesehenen Kanal rausgehen.
Das ist keine rein theoretische Aufteilung: Shopware dokumentiert für seine regulären B2B-Komponenten bereits Angebotsanfragen, deren Bearbeitung und Änderungsverlauf. Ob die passenden Funktionen vorhanden sind, hängt allerdings von der eingesetzten Version und Lizenz ab. Automatische Preisverhandlungen sind davon zu unterscheiden. Quelle: Shopware B2B Components
Vereinfachter Musterfall – keine Kundendaten Beispiel mit erfundenen Testdaten, kein Kundenprojekt
Ein Händler kalkuliert für einen Artikel mit folgenden Netto-Werten:
Bei acht Prozent Rabatt würde der neue Verkaufspreis 184,00 € betragen. Nach Abzug der angenommenen variablen Kosten blieben 34,00 € Deckungsbeitrag, also rund 18,5 % des Verkaufspreises. Die interne Mindestquote wäre unterschritten.
Um mindestens 20 % zu erreichen, müsste der Verkaufspreis bei diesen Annahmen mindestens 187,50 € betragen. Das entspricht maximal 6,25 % Rabatt auf den Ausgangspreis. Ein Gegenvorschlag mit sechs Prozent Rabatt ergäbe 188,00 € und rund 20,2 % Deckungsbeitragsquote.
Entscheidung: Das System dürfte den Acht-Prozent-Wunsch unter dieser Regel nicht einfach freigeben. Ob es sechs Prozent als Entwurf vorschlägt oder den Fall direkt weiterleitet, muss vorher vom Unternehmen festgelegt sein.
Diese Zahlen sind bewusst vereinfacht. In einem realen Angebot können etwa auftragsbezogene Logistik-, Zahlungs-, Beschaffungs- oder Verpackungskosten hinzukommen. Außerdem ist ein Aufschlag auf die Kosten nicht dasselbe wie eine Marge beziehungsweise Deckungsbeitragsquote auf den Verkaufspreis. Schon diese Begriffsverwechslung kann dazu führen, dass ein scheinbar korrekter Rabattcheck eine falsche Entscheidung trifft.
Wenn ein Kunde Rahmenvertragskonditionen hat, dürfen allgemeine Shop-Rabatte nicht unbemerkt darübergelegt werden. Es braucht eine eindeutige Rangfolge zwischen Vertrags-, Kunden-, Artikel-, Staffel- und Aktionspreisen. Auch die Frage, ob Rabatte kombiniert werden dürfen, muss festgelegt sein.
Ein Lagerbestand von gestern reicht möglicherweise nicht für eine Lieferzusage von heute. Dasselbe gilt für veraltete Einkaufs- oder Kalkulationswerte. Ohne geprüften Datenstand sollte ein System Angebote zwar vorbereiten, aber keine verbindlichen Preis- oder Lieferzusagen automatisch auslösen.
Denkbar sind unterschiedliche Regeln für einfache Standardartikel, niedrige Auftragswerte, Sonderpreise oder strategische Kunden. Ein automatischer Schritt sollte nur dort erlaubt sein, wo zuständige Personen die Kriterien schriftlich festgelegt haben. Sonst führt ein unklarer Fall zur manuellen Prüfung.
Ein technisch individueller Artikel kann zusätzliche Prüfung von Material, Zeichnungsindex, Toleranzen oder Herstellbarkeit erfordern. Selbst wenn sich ein Preis rechnerisch innerhalb der Grenze bewegt, ist das keine Bestätigung, dass die gewünschte Ausführung rechtzeitig geliefert werden kann. Wie sich die Vorarbeit bei solchen Anfragen strukturieren lässt, behandeln wir im Artikel Individuelle Kundenaufträge standardisieren.
Kundenbezogene Konditionen können zeitlich begrenzt sein. Das System sollte Angebotsversion, Währung, Gültigkeitsdatum und die zugrunde gelegten Daten dokumentieren. Ein später eingehender Änderungswunsch erfordert gegebenenfalls eine neue Prüfung; ein bereits genehmigter Preis darf nicht stillschweigend überschrieben werden.
Wenn ein Angebotsversand nach einem Timeout erneut ausgelöst wird, dürfen nicht unbeabsichtigt zwei abweichende Angebote entstehen. Dazu braucht es eindeutige Vorgangskennungen, Versandstatus und eine nachvollziehbare Wiederholungslogik. Der technische Fehlerfall ist Teil des Geschäftsprozesses, nicht nur ein Problem der IT.
Für Preisberechnungen und Freigabegrenzen nicht zwingend. Bei strukturierten Daten können vorhandene ERP-, Shop- oder CRM-Funktionen und eine regelbasierte Ablaufsteuerung bereits viel leisten. Für freie Kundenmails, unvollständige Anfragen oder die sprachliche Formulierung eines Entwurfs kann KI sinnvoll sein.
Ein autonomer Agent geht weiter: Er könnte innerhalb erlaubter Grenzen über ein Gegenangebot kommunizieren oder eine Rückfrage stellen. Genau an dieser Grenze experimentiert Shopware. Im Oktober 2026 hat das Unternehmen einen Autonomous Quotes Agent (im Repository: Merchant Quote Agent) als experimentelles Projekt seines Agentic Commerce Lab vorgestellt. Die Projekte dieses Labs entstehen laut Shopware unabhängig von den regulären Shopware-Releases. Das zugehörige öffentliche Repository bezeichnet die Software ausdrücklich als Alpha und empfiehlt, sie zuerst auf einer Testumgebung oder in einem einzelnen Verkaufskanal auszuprobieren und dabei den Draft Mode einzuschalten: In diesem Modus hält der Agent jede Antwort zurück, bis ein Mensch sie freigibt. Der Agent soll Rabattgrenzen durch klassische Softwareprüfungen absichern und Anfragen zu Lieferung, Zahlungsbedingungen oder Produktänderungen an Menschen abgeben. Quellen: Shopware-Release und Repository.
Wichtig ist die Unterscheidung: Der experimentelle Agent ist keine allgemein verfügbare Standardfunktion jedes Shopware-Shops. Auch die reguläre B2B-Angebotsverwaltung und kundenindividuelle Preise sind an konkrete Produktvoraussetzungen gebunden. Was das vorhandene System schon kann, sollte vor einer Eigenentwicklung geprüft werden.
Ein weiteres sinnvolles Referenzmodell ist die Trennung zwischen einer Angebotsanfrage des Käufers und einem bearbeitbaren Angebotsentwurf des Verkäufers. Genau diese Zustände dokumentiert etwa commercetools für seine B2B-Angebotsprozesse. Das Konzept verhindert, dass aus jedem Kundenwunsch sofort eine verbindliche Zusage wird. Quelle: commercetools – Quote Requests.
Nicht jeder Betrieb braucht sofort einen autonom verhandelnden Agenten. Ein begrenzter Pilot ist häufig aussagekräftiger:
Zuerst einen wiederkehrenden Fall wählen. Beispielsweise Nachbestellungen vorhandener Artikel durch bekannte Geschäftskunden. Sonderanfertigungen und abweichende Zahlungsbedingungen vorerst ausnehmen.
Dann die Grenzfälle sammeln. Welche Anfragen enthalten fehlende Artikelnummern, ungewöhnliche Mengen, mehrere Rabatte, veraltete Preise oder Terminkonflikte? Diese Fälle gehören ausdrücklich in die Tests.
Anschließend im Entwurfsmodus arbeiten. Das System sammelt Daten, prüft Regeln und schlägt einen Preis vor. Der Vertrieb kontrolliert zunächst jede Antwort. Erst wenn die Ergebnisse über einen ausreichenden Zeitraum zuverlässig sind, wird über eng begrenzte automatische Schritte entschieden.
Zum Schluss die Wirkung messen. Sinnvolle Kennzahlen sind die Bearbeitungszeit pro Anfrage, der Anteil vollständig vorbereiteter Vorgänge, die Zahl notwendiger Rückfragen und die Anzahl verletzter Preisgrenzen. Letztere sollte im freigegebenen Bereich null sein. Ohne Ausgangsmessung lassen sich weder Zeitersparnis noch wirtschaftlicher Nutzen seriös beziffern.
Für sehr wenige Angebote pro Monat kann eine klare Vorlage, ein aktueller Kundenpreis und eine dokumentierte Freigaberegel bereits ausreichen. Eine individuelle Softwarelösung ist dann nicht automatisch die wirtschaftlichste Wahl.
Angebotsautomatisierung vorbereiten
B2B-Angebote lassen sich oft weitgehend vorbereiten, ohne die eigentliche Preisverantwortung an ein Sprachmodell abzugeben. Entscheidend sind saubere Daten aus den bestehenden Systemen, nachvollziehbare Kalkulationsregeln und klar definierte Freigaben.
Die Reihenfolge sollte deshalb lauten: Konditionen klären, Regeln testen, Angebote als Entwurf vorbereiten – und erst danach über mehr Autonomie entscheiden.
Wenn Sie vor allem individuell konfigurierte Produkte oder Zeichnungsteile anbieten, beginnt die Verbesserung meist einen Schritt früher: bei der strukturierten Erfassung der Anfrage. Mehr dazu finden Sie unter Anfragen mit Zeichnung.
Geschrieben von Julius Sorgner, Gründer von Sortex AI. Erstmals veröffentlicht am .
Zeigen Sie uns im 20-Minuten-Prozesscheck einen echten Vorgang. Sie erfahren offen, was sich automatisieren lässt und ob es sich lohnt.
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Lieber direkt? Rufen Sie an unter +49 152 55612505 oder schreiben Sie an julius@sortexai.com.
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